Wdrożenie systemu do zarządzania firmą to wydatek, który potrafi przerazić niejednego przedsiębiorcę. Zanim jednak ktoś zrezygnuje z pomysłu, warto policzyć, co tak naprawdę wchodzi w skład kosztów i po jakim czasie inwestycja zaczyna procentować. Ten tekst pokazuje, jak myśleć o tym wydatku w kategoriach biznesowych, a nie tylko technicznych.
Z czego składa się koszt wdrożenia systemu ERP
Cena licencji to tylko jeden element całej układanki. Do tego dochodzą wdrożenie, szkolenia pracowników, ewentualne dostosowania pod specyfikę branży i utrzymanie systemu w kolejnych latach.
Firmy, które liczą tylko koszt licencji, często łapią się na niespodziankach już po kilku miesiącach. Konsultant, który wdraża oprogramowanie, musi poznać procesy w firmie, a to zajmuje czas i kosztuje.
Warto też pamiętać o kosztach ukrytych, jak przestój w pracy podczas migracji danych czy spadek produktywności w pierwszych tygodniach nauki nowego narzędzia. To normalny etap, ale trzeba go uwzględnić w budżecie.
Kiedy inwestycja w ERP zaczyna się zwracać
Zwrot z inwestycji w oprogramowanie klasy ERP zależy od tego, ile czasu i pieniędzy firma traciła wcześniej na ręczne procesy. Im więcej ręcznej pracy da się zastąpić automatyzacją, tym szybciej system się spłaca.
Najczęściej efekty widać w trzech obszarach:
-
mniej błędów w fakturowaniu i księgowości dzięki jednemu źródłu danych,
-
szybszy dostęp do informacji o stanach magazynowych i zamówieniach,
-
lepsza kontrola nad kosztami produkcji i logistyki.
Firmy produkcyjne i handlowe zwykle odczuwają korzyści szybciej niż firmy usługowe, bo mają więcej powtarzalnych procesów do zautomatyzowania. To nie jest reguła bez wyjątków, ale dobry punkt odniesienia przy planowaniu budżetu.
Orientacyjne koszty w zależności od wielkości firmy
Poniższa tabela pokazuje uproszczone widełki kosztowe i typowy czas zwrotu inwestycji. To wartości orientacyjne, bo każde wdrożenie ma swoją specyfikę.
|
Wielkość firmy |
Szacunkowy koszt wdrożenia |
Typowy czas zwrotu
|
|
Mała firma (do 10 stanowisk) |
kilkanaście do kilkudziesięciu tysięcy złotych |
6 do 12 miesięcy |
|
Średnia firma (10 do 50 stanowisk) |
kilkadziesiąt do kilkuset tysięcy złotych |
12 do 24 miesiące |
|
Duża firma (powyżej 50 stanowisk) |
ponad kilkaset tysięcy złotych |
24 do 36 miesięcy |
Najczęstsze błędy przy planowaniu budżetu na ERP
Wiele firm wybiera system tylko pod kątem ceny licencji, pomijając koszty wdrożenia i utrzymania. To błąd, który potem mści się dodatkowymi fakturami.
Drugi typowy problem to brak konsultacji z kimś, kto zna specyfikę branży. Firma produkcyjna ma inne potrzeby niż firma handlowa czy logistyczna, a dobrze dobrane systemy erp powinny to odzwierciedlać już na etapie analizy przedwdrożeniowej.
Dobrym punktem wyjścia bywa rozmowa z integratorem, który od lat pracuje z konkretnym producentem oprogramowania i zna pułapki wdrożeń w różnych branżach. Przykładowo firma Primaco zajmuje się doborem i wdrażaniem systemy erp od Comarch od 2007 roku, więc ma spore rozeznanie w tym, jakie koszty realnie czekają firmę na starcie i w kolejnych latach.
Trzeci błąd to niedoszacowanie czasu wdrożenia. Presja na szybkie uruchomienie systemu prowadzi do pośpiechu, a pośpiech w konfiguracji procesów księgowych czy magazynowych kończy się poprawkami, które kosztują więcej niż solidne przygotowanie na starcie.
Jak realnie oszacować budżet przed decyzją o wdrożeniu
Najprościej zacząć od audytu obecnych procesów i policzenia, ile czasu pracownicy tracą na czynności, które da się zautomatyzować. To da przybliżony obraz potencjalnych oszczędności.
-
Spisz obecne koszty operacyjne związane z ręcznym przetwarzaniem danych.
-
Zapytaj kilku dostawców o wycenę uwzględniającą licencję, wdrożenie i wsparcie.
-
Porównaj oferty nie tylko pod kątem ceny, ale zakresu wsparcia po uruchomieniu systemu.
-
Zaplanuj bufor czasowy i finansowy na nieprzewidziane poprawki.
Taki plan pozwala uniknąć rozczarowania, gdy okaże się, że budżet trzeba zwiększyć w trakcie wdrożenia.
Najczęściej zadawane pytania o koszty ERP
Czy mała firma w ogóle potrzebuje systemu ERP?
Tak, jeśli traci czas na ręczne fakturowanie, rozproszone arkusze i brak jednego źródła danych o magazynie czy klientach.
Czy da się wdrożyć ERP etapami, żeby rozłożyć koszty?
Tak, wiele wdrożeń zaczyna się od jednego modułu, na przykład finansowo-księgowego, a kolejne dochodzą później.
Co wpływa najbardziej na finalną cenę wdrożenia?
Liczba stanowisk, stopień dostosowania do specyfiki branży oraz zakres integracji z innymi systemami w firmie.
Artykuł sponsorowany
