Kiedy firma musi prowadzić księgi handlowe?

Prowadzenie ksiąg handlowych, nazywanych w przepisach księgami rachunkowymi, wiąże się z bardziej rozbudowanymi obowiązkami ewidencyjnymi niż uproszczone formy księgowości. Nie każda firma musi jednak stosować pełną księgowość od początku działalności. Obowiązek może wynikać przede wszystkim z formy prawnej przedsiębiorstwa, wysokości osiąganych przychodów albo szczególnych przepisów dotyczących określonego rodzaju działalności.

W niektórych przypadkach przedsiębiorca może także zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych dobrowolnie. Warto więc wiedzieć, od czego zależy obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych i jakie konsekwencje wiążą się z przejściem na pełną księgowość.

Czym są księgi handlowe?

Określenie „księgi handlowe” jest powszechnie używane w praktyce gospodarczej, jednak ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie pełnej księgowości oznacza szczegółową ewidencję zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie. System ten pozwala ustalić nie tylko wysokość przychodów i kosztów, ale również sytuację majątkową i finansową firmy.

Księgi rachunkowe obejmują między innymi:

• dziennik,

• konta księgi głównej,

• konta ksiąg pomocniczych,

• zestawienia obrotów i sald,

• wykaz składników aktywów i pasywów.

Na podstawie zapisów w księgach sporządzane jest również sprawozdanie finansowe, które co do zasady obejmuje informacje o majątku jednostki, jej zobowiązaniach oraz wyniku finansowym.

Kiedy forma prawna firmy oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg?

Jednym z najważniejszych czynników jest forma prawna prowadzonej działalności.

W przypadku niektórych spółek obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości istnieje zasadniczo niezależnie od skali osiąganych przychodów. Dotyczy to przede wszystkim spółek kapitałowych, takich jak:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,

• spółka akcyjna,

• prosta spółka akcyjna.

Pełną księgowość prowadzą również określone spółki osobowe, między innymi spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne.

Oznacza to, że nawet spółka prowadząca działalność na niewielką skalę może być zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie ze względu na swoją formę prawną.

Inaczej wygląda sytuacja części przedsiębiorców będących osobami fizycznymi oraz niektórych spółek osobowych. W ich przypadku znaczenie może mieć wysokość przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym.

Kiedy przedsiębiorca może potrzebować wsparcia księgowego?

Przejście z uproszczonej ewidencji na księgi rachunkowe oznacza zwykle znaczne rozszerzenie zakresu dokumentacji i obowiązków związanych z księgowością. Trzeba prawidłowo otworzyć księgi, ustalić zasady rachunkowości, ewidencjonować poszczególne operacje, kontrolować rozrachunki oraz przygotowywać wymagane sprawozdania.

Przedsiębiorcy, którzy chcą powierzyć prowadzenie tych obowiązków specjalistom, powinni zapoznać się z ofertą Finalab. Wsparcie zewnętrznej księgowości może być szczególnie istotne w przypadku firm przechodzących na pełne księgi lub działających w formie prawnej, która od początku wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Kiedy jednoosobowa działalność musi prowadzić księgi rachunkowe?

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie zawsze jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości.

Znaczenie ma przede wszystkim wysokość przychodów netto ze sprzedaży osiągniętych w poprzednim roku obrotowym. Jeżeli osiągną one poziom wskazany w ustawie o rachunkowości, od kolejnego roku może powstać obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przy ustalaniu obowiązku należy więc zwrócić uwagę nie tylko na bieżące wyniki przedsiębiorstwa, ale również odpowiednio wcześniej kontrolować wielkość przychodów.

Ma to znaczenie zwłaszcza w szybko rozwijających się firmach. Przekroczenie ustawowego limitu może oznaczać konieczność przygotowania się do zmiany sposobu prowadzenia ewidencji od początku kolejnego roku obrotowego.

Czy spółka cywilna musi prowadzić pełną księgowość?

W przypadku spółki cywilnej osób fizycznych sytuacja jest zbliżona do jednoosobowej działalności gospodarczej.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może powstać po osiągnięciu określonego w przepisach poziomu przychodów. Jeżeli przychody pozostają poniżej tego poziomu i nie występują inne przesłanki nakładające obowiązek stosowania ustawy o rachunkowości, możliwe może być korzystanie z uproszczonych form ewidencji.

Każdorazowo trzeba jednak uwzględnić status wspólników i aktualne przepisy dotyczące danej jednostki.

A co ze spółką jawną i partnerską?

Szczególne zasady dotyczą między innymi spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich.

W ich przypadku obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może zależeć od poziomu przychodów osiągniętych w poprzednim roku. Jeżeli określony ustawowo poziom nie został osiągnięty, spółka może nie mieć obowiązku prowadzenia pełnej księgowości.

Może się z tym jednak wiązać dodatkowy obowiązek informacyjny. Przykładowo spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, która nie prowadzi ksiąg rachunkowych i nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego, może być zobowiązana do złożenia odpowiedniego oświadczenia do Krajowego Rejestru Sądowego.

Czy można dobrowolnie prowadzić księgi handlowe?

Tak. Brak ustawowego obowiązku nie oznacza, że przedsiębiorca nie może zdecydować się na stosowanie pełnej księgowości.

Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych przez część jednostek, które nie osiągnęły poziomu przychodów powodującego obowiązek ich prowadzenia.

Taka decyzja może być związana między innymi z potrzebą uzyskiwania bardziej szczegółowych informacji finansowych o przedsiębiorstwie. Księgi rachunkowe pozwalają dokładniej obserwować między innymi:

• strukturę majątku firmy,

• należności i zobowiązania,

• koszty poszczególnych obszarów działalności,

• wynik finansowy,

• źródła finansowania przedsiębiorstwa.

Nie oznacza to jednak, że pełna księgowość będzie odpowiednim rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy. Wiąże się bowiem ze znacznie bardziej rozbudowanymi wymaganiami dotyczącymi ewidencji i dokumentacji.

Co oznacza przejście na pełną księgowość?

Powstanie obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych nie sprowadza się jedynie do zmiany sposobu zapisywania przychodów i kosztów.

Firma musi prowadzić rachunkowość zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy. W praktyce może się to wiązać między innymi z koniecznością:

• przygotowania i stosowania polityki rachunkowości,

• prowadzenia odpowiedniego planu kont,

• ewidencjonowania aktywów i zobowiązań,

• prowadzenia rozrachunków z kontrahentami,

• przeprowadzania inwentaryzacji,

• dokonywania wyceny aktywów i pasywów,

• zamykania ksiąg rachunkowych,

• sporządzania rocznego sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa prowadzącego księgi rachunkowe przedstawia jego działalność w ujęciu finansowym i może obejmować między innymi bilans oraz rachunek zysków i strat.

Od kiedy trzeba prowadzić księgi rachunkowe po przekroczeniu limitu?

W przypadku przedsiębiorców, dla których obowiązek prowadzenia pełnej księgowości zależy od przychodów, analizowane są przychody osiągnięte w poprzednim roku obrotowym.

Jeżeli osiągną poziom wskazany w przepisach, księgi rachunkowe co do zasady należy prowadzić od początku kolejnego roku.

Dlatego przedsiębiorca zbliżający się do ustawowego limitu powinien uwzględnić możliwość zmiany systemu księgowego odpowiednio wcześniej. Konieczne może być między innymi właściwe zamknięcie dotychczasowej ewidencji oraz ustalenie wartości poszczególnych składników majątku i zobowiązań na potrzeby otwarcia ksiąg.

Czy księgi rachunkowe to to samo co forma opodatkowania?

Nie. Sposób prowadzenia księgowości oraz forma opodatkowania to dwa odrębne zagadnienia.

Księgi rachunkowe określają przede wszystkim sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych oraz przedstawiania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Forma opodatkowania określa natomiast zasady ustalania zobowiązań podatkowych. Konkretne możliwości rozliczeń mogą zależeć między innymi od rodzaju działalności, formy prawnej przedsiębiorstwa i indywidualnej sytuacji podatnika.

Nie należy więc automatycznie utożsamiać obowiązku prowadzenia pełnej księgowości z konkretnym sposobem opodatkowania firmy.

Co decyduje o obowiązku prowadzenia ksiąg handlowych?

Przy ustalaniu, czy firma musi prowadzić księgi rachunkowe, trzeba uwzględnić kilka elementów.

Najważniejsze z nich to:

• forma prawna przedsiębiorstwa,

• status wspólników w przypadku określonych spółek,

• wysokość przychodów osiągniętych w poprzednim roku,

• charakter prowadzonej działalności,

• szczególne regulacje dotyczące danego rodzaju jednostki,

• ewentualna dobrowolna decyzja o stosowaniu ustawy o rachunkowości.

Nie istnieje więc jedna zasada, według której każda firma po osiągnięciu określonej wielkości automatycznie przechodzi na pełną księgowość. W części podmiotów decyduje poziom przychodów, natomiast w innych sam status prawny powoduje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Podsumowanie

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych może wynikać przede wszystkim z formy prawnej przedsiębiorstwa albo poziomu przychodów osiągniętych w poprzednim roku obrotowym. Spółki kapitałowe oraz niektóre spółki osobowe co do zasady prowadzą pełną księgowość niezależnie od wysokości przychodów. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych osób fizycznych oraz niektórych spółek osobowych znaczenie może mieć natomiast osiągnięcie ustawowego poziomu przychodów.

Księgi rachunkowe można również w określonych sytuacjach prowadzić dobrowolnie. Ze względu na możliwość zmian przepisów oraz różnice pomiędzy poszczególnymi formami działalności każdorazowo warto zweryfikować, jakie regulacje dotyczą konkretnego przedsiębiorstwa.

Informacja: Materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady podatkowej, prawnej ani księgowej i nie powinien być traktowany jako podstawa do podejmowania indywidualnych decyzji dotyczących rozliczeń podatkowych lub prowadzenia księgowości. Przepisy podatkowe i zasady rozliczeń mogą ulegać zmianom, a sposób ich zastosowania może zależeć od indywidualnej sytuacji podatnika. W przypadku wątpliwości należy zweryfikować aktualne przepisy lub skonsultować swoją sytuację z odpowiednim specjalistą.

Artykuł sponsorowany