Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje pracownikowi, który pracuje przy monitorze ekranowym co najmniej 4 godziny dziennie i ma zalecenie lekarza medycyny pracy dotyczące korekcji wzroku. Zwrot obejmuje zakup szkieł korekcyjnych lub soczewek kontaktowych, a w wielu firmach również podstawową oprawę. W dalszej części wyjaśniamy, jak dopełnić formalności i od czego zależy wysokość zwrotu.

Komu przysługuje refundacja okularów przez pracodawcę?

Obowiązek pracodawcy wynika z art. 237(6) Kodeksu pracy oraz § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. Dotyczy on każdej osoby zatrudnionej przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, jeżeli korzysta ona z monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W praktyce oznacza to, że refundacja należy się przy pracy przed ekranem przez minimum 4 godziny dziennie. Warunek ten uznaje się za spełniony także przy obsłudze laptopa, tabletu lub smartfona, co potwierdził Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 21 grudnia 2012 roku.

Refundacja nie zależy od rodzaju umowy o pracę ani stażu pracy. Nie przysługuje natomiast z mocy prawa osobom na umowie zlecenia, o dzieło lub kontrakcie B2B – tam ewentualny zwrot zależy wyłącznie od dobrej woli zleceniodawcy.

Aby pracodawca musiał zrefundować wydatek, łącznie muszą być spełnione następujące warunki:

• praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej 4 godziny dziennie,
• zaświadczenie od lekarza medycyny pracy potwierdzające potrzebę korekcji wzroku,
• zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych zgodnych z zaleceniem,
• przedstawienie faktury wystawionej na pracownika lub innego dokumentu zgodnie z regulaminem firmy.

Jakie dokumenty są potrzebne do zwrotu?

Procedura zwykle nie jest skomplikowana, ale warto zawczasu uporządkować dokumenty. W większości zakładów pracy liczy się przede wszystkim orzeczenie lekarskie i dowód zakupu.

Zaświadczenie lekarza medycyny pracy

Najważniejszym dokumentem jest zaświadczenie wydane po badaniach profilaktycznych. Musi z niego wynikać, że pracownik powinien używać okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zaświadczenie od prywatnego okulisty nie wystarczy do obowiązkowej refundacji.

Jeśli wzrok pogarsza się szybciej, pracownik może zgłosić pracodawcy problem z wykonywaniem dotychczasowej pracy. Pracodawca powinien wtedy skierować go na wcześniejsze badania profilaktyczne, mimo że termin kolejnego badania okresowego jeszcze nie minął.

Faktura lub rachunek

Dowód zakupu powinien być wystawiony imiennie na pracownika. Wiele działów kadr prosi też o dopisek, że okulary są przeznaczone do pracy przy komputerze. Warto wcześniej dopytać, jakiego opisu wymaga wewnętrzna procedura.

Jeżeli faktura opiewa na wyższą kwotę niż firmowy limit refundacji, pracodawca zwraca tylko ustaloną część. Resztę pracownik pokrywa z własnych środków.

Wniosek i regulamin wewnętrzny

W niektórych zakładach wymagany jest pisemny wniosek o zwrot kosztów. Zasady, kwoty i częstotliwość refundacji najczęściej określa regulamin pracy lub zarządzenie pracodawcy. Warto się z nim zapoznać przed zakupem, aby uniknąć odrzucenia wniosku.

Pracodawca może też ustalić wyższy standard, niż wynika z przepisów minimalnych. Nie ma przeszkód, aby refundował pełną kwotę faktury lub okresowo waloryzował przyznawany limit.

Jak często można ubiegać się o zwrot?

Przepisy nie podają konkretnego limitu czasowego, po którym pracownik może ponownie otrzymać dofinansowanie. Ustalenia w rodzaju „raz na dwa lata” lub „raz na trzy lata” mają charakter wewnętrzny i nie mogą blokować refundacji, gdy lekarz wcześniej stwierdzi pogorszenie wzroku.

Co do zasady badania profilaktyczne przy pracy z monitorem ekranowym wykonuje się co 4 lata, choć nowsze komunikaty Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wskazują również 5-letni odstęp. Ostatecznie decyduje tu ocena lekarza medycyny pracy, a przy zgłoszeniu problemów ze wzrokiem pracownik może być zbadany przed terminem.

Pracodawca powinien refundować okulary lub soczewki tak często, jak zleci lekarz medycyny pracy – niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniego zwrotu.

Jeżeli orzeczenie dotyczy tylko wymiany szkieł, pracodawca nie musi zwracać kosztu nowych oprawek. Informacja o tym powinna znaleźć się w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, aby zasady były jasne dla obu stron.

Ile wynosi dofinansowanie do okularów w 2026 roku?

Wysokość refundacji nie jest sztywno ustalona przepisami. Pracodawcy najczęściej pokrywają koszt szkieł korekcyjnych wraz z podstawową wersją oprawek, do kwoty ustalonej w wewnętrznym regulaminie. W praktyce kwoty te często mieszczą się w przedziale od 250 do 450 zł, ale zdarzają się dopłaty znacznie niższe lub wyższe.

W 2025 roku jedna z posłanek wystąpiła do ministry Agnieszki Dziemianowicz-Bąk o wprowadzenie minimalnego dofinansowania w wysokości 50 procent kosztów lub co najmniej 500 zł. Ministerstwo nie przewiduje jednak takiej nowelizacji, uznając, że pracodawcy mogą samodzielnie ustalać wyższe standardy i waloryzować kwoty.

Osoby, które nie mogą liczyć na refundację pracowniczą, mogą skorzystać z dofinansowania Narodowego Funduszu Zdrowia. Wysokość tej pomocy zależy od wieku i wielkości wady wzroku:

W przypadku NFZ refundowane są wyłącznie szkła okularowe, a zakupu trzeba dokonać w salonie współpracującym z funduszem. Dla dorosłych zwrot przysługuje co 2 lata, a dla dzieci nawet co 6 miesięcy.

Jak wygląda zwolnienie podatkowe i jakie są inne formy pomocy?

Zwolnienie z podatku i składek ZUS

Refundacja przyznana zgodnie z przepisami BHP jest wolna od podatku dochodowego. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, a zwolnienie obejmuje świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za nie. Jeżeli pracownik otrzyma zwrot na podstawie orzeczenia lekarza medycyny pracy, kwota nie podlega też składkom ZUS.

Sytuacja zmienia się, gdy pracownik sam uda się do prywatnego okulisty i na tej podstawie przedstawi fakturę. Wtedy zwrot staje się przychodem opodatkowanym i oskładkowanym. Podobnie dzieje się po zgubieniu lub zniszczeniu okularów, jeśli nie ma nowego zalecenia z badań profilaktycznych.

Warto też pamiętać, że pracodawca może zaliczyć wydatki na refundację do kosztów podatkowych jako koszty pracownicze. Nie odliczy jednak VAT z faktury za okulary, gdy nabywcą faktycznym jest pracownik.

NFZ, PFRON i pomoc społeczna

Z refundacji Narodowego Funduszu Zdrowia mogą skorzystać także osoby dorosłe i dzieci z wadą wzroku, niezależnie od pracy przy monitorze. NFZ finansuje wyłącznie szkła, a stawki są niższe niż typowe limity pracownicze – od 17,5 zł do 50 zł za jedno szkło w zależności od wieku i wielkości wady.

Dodatkowe wsparcie oferuje Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jeśli niepełnosprawność dotyczy wzroku. Pomoc przyznają także MOPS i PCPR, ale zwykle obejmuje ona jedynie szkła i wymaga zaopatrzenia w salonie współpracującym z danym podmiotem.